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Audit Interne: comment gérer efficacement ses ressources ponctuelles

Quelles stratégies, points d’attention et facteurs clés de succès pour un appel efficace à des ressources ponctuelles par les départements d’audit et de contrôle internes.

J’ai eu le plaisir d’assister à la réunion mensuelle IFACI qui s’est tenue ce jeudi 15 juin 2017 à Paris sur le thème : « La gestion opérationnelle des ressources ponctuelles de l’audit et du contrôle internes”.

Une audience nombreuse était présente pour écouter les 3 intervenants exposer leurs points de vue respectifs et complémentaires sur les stratégies, points d’attention et facteurs clés de succès liés à l’appel à des ressources ponctuelles par les départements d’audit et de contrôle internes.

 

  • Mme Marie-Laure Vacherot – Directrice de l’Audit Interne – Groupe Altran
  • Mme Gina Gullà-Menez – Directrice contrôle Interne et compliance informatique, Groupe Sanofi
  • Yohann Vermeren – Associé, Kpmg Advisory

 

Faire appel à des ressources ponctuelles : pour quelle(s) raison(s) ?

Comme l’explique Mme Vacherot (DAI Altran), il est important de bien prendre en compte la raison pour laquelle l’entreprise souhaite faire appel à une ressource externe. S’agit-il par exemple de permettre de couvrir le plan d’audit annuel conséquent (critère quantitatif), de répondre à une contrainte-temps pour effectuer une mission, de renforcer les équipes avec un apport de compétence(s) technique(s) ou linguistique(s) (critère qualitatif ?), de renforcer l’acquisition de connaissances des auditeurs par un transfert de compétences ?…etc…

Mme Vacherot est rejointe sur ce point par Mme Guna-Menez qui confirme la difficulté de disposer de compétences internes pointues sur certains sujets liés notamment aux systèmes d’information, domaine vaste, complexe et en constante évolution. 

Ressources ponctuelles : de qui parle-t-on ?

Les ressources disponibles sont des ressources internes, provenant d’autres départements de l’entreprise (contrôleurs internes, fonctions supports…etc.…) ou des ressources externes (cabinets pluridisciplinaires, consultants individuels …etc.…).

Quels types de collaboration/d’intégration ?

Plusieurs formes de collaboration peuvent émerger, chacune pouvant avoir ses avantages et ses inconvénients. Sur ce point, Mr Yohan Vermeren (KPMG Advisory) détaille les différents modèles de collaboration selon le degré d’encadrement du prestataire sélectionné. Sera-t-il intégré totalement à l’équipe (encadrement par le client) ou relativement autonome dans le cas d’une co-traitance (encadrement prestataire) ?

Modèles de collaboration – Yohann Vermeren – Associé KPMG Advisory

Mme Vacherot et Mme Gullà-Menez insiste sur la nécessité de donner l’image d’une seule et même équipe vis-à-vis des audités : la ressource ponctuelle (qu’elle soit interne ou externe) fait partie intégrante de l’équipe d’audit durant la mission.

Quels facteurs clés de succès ?

Les 3 intervenants se rejoignent sur un point-clé : l’intégration de la ressource (interne ou externe) le plus tôt possible afin d’assurer une prise de connaissance adéquate des procédures de l’entreprise, des méthodes de travail spécifiques à l’entreprise et une intégration réussie au sein des équipes existantes.

Au-delà de ce point, d’autres facteurs permettent d’assurer le succès d’une collaboration avec une ressource ponctuelle.

Identifier ses besoins :

  • Augmentation de la taille de l’équipe ?
  • Recherche d’une compétence technique précise ?
  • Besoin d’une ressource « locale » pour des raisons linguistiques notamment (Chine, Japon…etc…) ?

Sélection de la ressource

  • S’assurer de disposer d’un budget adéquat selon ses besoins (le coût d’un expert « senior » n’est pas le même que celui d’une ressource « junior »
  • Impliquer des experts métiers dans la sélection du prestataire
  • Effectuer un appel d’offres
  • Un cahier des charges et un contrat précis et détaillés

Intégration de la ressource

  • Intégrer la ressource dès la phase de préparation de mission est primordial

Transparence et transfert de compétences :

  • S’assurer d’un partage d’information réciproque entre les équipes d’audit et les ressources ponctuelles
  • Capitaliser le savoir-faire et l’expertise au sein de l’équipe d’audit

Contrôle des livrables

  • Définir les attentes en termes de jalons et livrables afin d’anticiper toute déviation et mauvaise compréhension
  • S’assurer d’une gestion rigoureuse du prestataire par le chef de mission (avec un management adapté en fonction de la séniorité du prestataire interne ou externe)
  • Une revue rigoureuse des livrables (qualité, traçabilité de la documentation…)

Effectuer un bilan

  • Avec la ressource interne et son management, le prestataire externe, les audités et leur management, l’équipe d’audit.

 

Pour aller plus loin, je vous invite également à découvrir mon précédent article sur “Faut-il pour votre entreprise des auditeurs de métier ou des auditeurs avec une expérience opérationnelle”?

Et vous, qu’en pensez-vous ?

 

Cet article vous a parlé ? Vous avez des questions ou vous souhaitez apporter des précisions ? Je vous invite maintenant à faire 2 choses :

 

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Source: réunion mensuelle IFACI – 15 juin 2017 – Paris

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