Contactez-nous:
 

Fraude aux notes de frais : la plaie des entreprises.

Il existe des actions préventives et détectives simples qui permettent de protéger efficacement votre entreprise contre les fraudes aux notes de frais.

La fraude aux notes de frais.

Vous rentrez de déplacement professionnel. Vos rapports et compte-rendu sont finalisés et envoyés. Vous pensez pouvoir souffler mais …. il vous reste encore votre note de frais à préparer. Et si vous ne le faites pas à temps, votre banquier vous passera un petit coup de fil à la fin du mois pour vous demander si tout va bien 🙂

Cette situation, bon nombre de salariés la vivent au quotidien. Et comme il s’agit d’argent … les tentations et opportunités de fraude sont fortes : « Tiens, cette note de taxi à 30 euros pourrait presque passer pour une note à 80 euros si je la retouche un peu, non ? ».

 

Mais combien de personnes passent à l’acte ? Et quel impact pour votre entreprise en cas de fraude aux notes de frais ?

Fraude notes de frais
Les fraudes aux notes de frais

La société Captio, éditrice de logiciels de gestion des frais liés aux déplacements professionnels, a effectué sur l’année 2016 une étude sur la fraude aux notes de frais et vient de publier les résultats dans son rapport 2017.

L’échantillon est conséquent puisqu’il porte sur un total de 1.879.669 de notes de frais de déplacements professionnels, recueillies auprès de 130 entreprises, et correspondant à près de 10.000 employés en déplacement.

Et les résultats sont bluffants : il en ressort qu’au total, sur l’ensemble des entreprises analysées, le coût de la fraude s’élève à 6.990.473 euros, soit une moyenne de 53.770 euros annuels par entreprise.

Le coût moyen de la fraude par employé s’élève, quant à lui, à environ 700 euros par an.

Selon Captio, les TPE et les PME sont deux fois plus touchées que les grandes entreprises.

 

Alors quels sont les principales fraudes aux notes de frais ?

 

Fraudes aux notes de frais
Les types de fraudes aux notes de frais

 

Comment protéger votre entreprise de la fraude aux notes de frais?

Il existe des actions préventives et détectives simples qui permettent de protéger efficacement votre entreprise contre les fraudes aux notes de frais.

Bien sûr, tout contrôle demande du temps, mais cela est nécessaire et le coût du contrôle sera au final inférieur au cout de la fraude en termes financiers et de réputation pour votre entreprise … si vous le faites bien 🙂

 

Prévention
  • Valider l’opportunité du déplacement AVANT qu’il ait lieu (via la demande de voyage)
  • Déployer une procédure « Voyage », un code d’éthique ou de bonne conduite
  • Définir les seuils de dépenses acceptables par nature de frais (hôtels, restauration..etc…)
  • Limiter les montants acceptables en cas de perte de justificatifs
  • Définir des sanctions par type de fraude et les communiquer à tous les collaborateurs (avertissement vs. Licenciement)
  • Etc…

 

Détection
  • Des audits (internes ou externes). Complets ou sur base d’échantillons.
  • Vérifier les dates de justificatifs (week-ends, jour fériés, datés de plus d’un an)
  • Vérifier les taux de change utilisés en cas de frais en devises (surtout si ceux-ci ne sont pas calculés automatiquement par votre logiciel de notes de frais).
  • Etc…

A l’inverse, n’oubliez pas que beaucoup d’employés ne demandent pas systématiquement le remboursement de leurs frais engagés lors de déplacements professionnels (ceci pour diverses raisons : montants considérés trop faibles, justificatif perdu … etc…).

Tout comme il est important de lutter contre toute forme de fraude aux notes de frais, il est également juste que l’entreprise rembourse tous les frais légitimement engagés par les salariés. Cela passe par une communication dans ce sens et a des bénéfices tant pour l’entreprise que pour le salarié :

Coté salarié :
  • Le salarié se voit remboursé de tous ses frais.
  • Sa motivation reste intacte.
Coté entreprise :
  • L’entreprise agit de manière juste vis-à-vis de ses salariés et conserve leur motivation
  • Tous les frais imputables sur les projets sont capturés (l’impact final d’une multitude de petites sommes peut devenir significatif sur l’année)

Et au final, n’oubliez pas que les dirigeants et managers se doivent d’être des exemples en terme d’éthique et de respect des procédures. Leurs notes de frais et leur comportement se doivent donc d’être irréprochables !

 

Et vous, qu’en pensez-vous ?

Cet article vous a parlé ? Vous avez des questions ou vous souhaitez apporter des précisions ? Je vous invite maintenant à faire 2 choses :

  • Laissez un commentaire pour partager votre avis et votre expérience
  • Partagez cet article avec vos amis et collègues sur Facebook ou Linkdn en cliquant sur les boutons sur votre gauche 🙂

 

Source : Le coût de la fraude interne au niveau de la gestion des dépenses des entreprises Rapport Captio [Édition 2017]

Article Le Figaro

Recherches utilisées pour trouver cet articlequestionnaire controle interne notes de frais,conformite des notes de frais,demande de remboursement de frais professionnels fictifs risques,frais personnel sur sociétés fraude,fraude frais professionnel,fraude note de frais,https://clicks aweber com/y/ct/?l=Gcee7&m=luW2KaSvkUM12mI&b=msoFXSX0ceiksKYCYu6ACQ,le controle des note de frais

4 responses on "Fraude aux notes de frais : la plaie des entreprises."

  1. Y des fautes d’orthographe dans votre texte…
    Comme quoi, vous ne portez pas si bien votre nom …et êtes loin d’être brillant!

    • Bonjour Doussiaut,

      Merci pour votre commentaire. Si vous aviez remarqué une ou deux fautes d’orthographe dans cet article, vous auriez pu me les signaler avec plus de délicatesse. Je suis aussi exigeant que vous sur la qualité de ce blog et j’aurais passé les modifications dans un souci d’amélioration continue. Concernant mon nom, brillant jeu de mots en effet, je ne l’avais pas entendu depuis le collège.

      Je ne ferai en revanche pas de commentaire sur la hauteur de vue de votre jugement.

      Bien cordialement,
      Benoit

  2. Vous omettez une définition claire des roles et responsabilités. Le manager est aussi responsable de ce qu’il valide et la négligence est fréquente alors que c’est le premier point de contrôle et le plus efficace. Le manager est censé connaitre les activities, nom des clients, jours d’absence etc…La potentielle sanction doit aussi le concerner.

    • Bonjour,
      Effectivement, je n’ai peut-être pas assez insisté sur le manager qui a un rôle important à jouer sur le contrôle de l’opportunité du déplacement professionnel d’une part et sur la vérification des demandes de remboursements d’autre part. Il arrive que ces revues soient faites trop rapidement, ou déléguées à d’autres personnes … voire complètement inexistantes.
      Merci pour votre remarque 🙂
      Bien sincèrement,
      Benoit

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

A propos

Audit Contrôle Interne accompagne les Directeurs Audit & Contrôle internes pour réussir la mise en conformité de leur entreprise avec la Loi Sapin II Anti-Corruption.

Nous sommes une équipe de consultants experts en Audit et Contrôle interne, ainsi que dans le déploiement de programmes internationaux de conformité.

Audit Controle Interne est un organisme de formation déclaré, certifié Datadock

Organisme de Formation – Référencé Datadock

top
X