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Contrôle interne : Combien de temps devez-vous conservez vos documents?

Voici la liste des durées légales de conservation de documents par les entreprises recommandées par le Ministère de l'Économie et des Finances.

On n’a pas gardé le document !

Il est une question qui revient régulièrement lors des missions d’audit interne ou de contrôle interne : combien de temps l’entreprise doit-elle conserver ses documents? Chaque pays dispose de ses propres règles en la matière et il faut donc en tenir compte.

Voici donc, à titre d’exemple et pour chaque nature de document, les durées légales de conservation des documents pour les entreprises en France telles que décrites sur le site du Ministère de l’Économie et des Finances.

Tableau récapitulatif

source: Ministère de l’Économie et des Finances 

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.

Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison… doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

L’article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE)la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.

 

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Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/entreprises-combien-temps-devez-vous-conserver-documents 

Credit photos : Pixabay

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