Tous les jours, des employés quittent leur entreprise, de manière volontaire ou non. Et c’est forcément le cas dans la vôtre.
Lorsqu’un collaborateur quitte votre entreprise, il est important de vous assurer que tout se passe bien, pour les deux parties.
D’une part, votre employé devra recevoir son solde de tout compte ainsi que tous les documents qui lui sont dûs (certificat de travail, attestations…etc…). D’autre part, vous devrez pouvoir être sûr que votre employé quitte votre entreprise libre de toute dette ou obligation envers elle.
Quels risques ?
Que se passerait-il si aucun contrôle n’était en place lors du départ de votre collaborateur ? Posez-vous les 3 questions suivantes:
VOTRE EQUIPEMENT INFORMATIQUE
Pouvez-vous vous permettre de voir un employé partir avec son équipement informatique ?
VOTRE ARGENT
Pouvez-vous vous permettre de voir un employé partir sans avoir remboursé le mois de salaire que vous lui avez avancé il y a 2 mois ?
VOS BASES DE DONNÉES
Pouvez-vous vous permettre de voir un employé accéder à vos ERP, base clients ou fournisseurs après son départ ?
Normalement, vous avez répondu NON aux 3 questions précédentes 🙂
Mais alors comment pouvez-vous être sûr que ce circuit de départ se déroule correctement et couvre les principaux risques ?
C’est en fait relativement simple.
Il y a des choses à faire…et des choses à ne pas faire.
LES CHOSES À FAIRE
- Assurez-vous que votre entreprise dispose d’une procédure écrite permettant de cadrer le processus de départ. L’utilisation d’une checklist de départ est à ce titre indispensable.
- La checklist de départ doit s’appliquer à TOUS les employés, qu’ils soient en CDI, CDD, intérimaires, stagiaires…etc…. Je vous recommande fortement d’inclure également tous les consultants qui auraient eu accès à votre réseau et/ou vos équipements informatiques.
- Les responsables des principaux départements de votre entreprise doivent signer la checklist de départ de l’employé : Finance, IT, Département de l’employé, Ressources Humaines/Paie, Sécurité
- Le collaborateur qui quitte l’entreprise doit se rendre dans chaque département de la liste et obtenir confirmation écrite (signature) qu’il quitte le département libre de toute obligation. Le document final doit ensuite être remis au département Ressources Humaines pour revue et validation finale.
- Le département Ressources Humaines, destinataire final de la checklist, doit s’assurer que toutes les validations ont été obtenues.
- Selon les règles du pays dans lequel le collaborateur a travaillé, il se peut que le dernier mois de salaire soit retenu tant que la checklist n’a pas été dûment complétée et validée par tous les départements concernés.
- La checklist de départ doit être conservée et archivée dans le dossier de l’employé.
LES CHOSES À NE PAS FAIRE
- Evitez d’avoir une checklist de départ dans chaque département (ce sera quasi-impossible à suivre : tout consolider prend du temps et vous risquez de perdre des données en route).
- Evitez que vos ex-employés conservent des droits d’engager officiellement votre entreprise vis-à-vis des tiers (pouvoirs bancaires, validations de commandes…)
- Evitez que vos ex-employés conservent leurs droits d’accès aux logiciels de l’entreprise (Outlook, votre ERP, vos disques partagés…etc…)
- Evitez que vos ex-employés partent avec les équipements de votre entreprise (fournitures, ordinateurs, téléphone, cartes de crédit,…)
- Evitez que vos ex-employés partent en devant de l’argent à votre entreprise (avances sur salaires non remboursées,…)
Pour vous simplifier la vie, je vous propose une checklist de départ qui vous permettra de pallier l’absence de checklist/procédure dans votre entreprise si vous n’en avez pas encore. Et si vous en avez déjà une dans votre entreprise (parfait 🙂 ), peut-être pourrez-vous la compléter avec celle-ci 🙂
TELECHARGEZ GRATUITEMENT LA CHECKLIST DE DÉPART
En renseignant votre email ci-dessous, vous recevrez gratuitement le fichier que je recommande comme checklist de départ permettant de couvrir vos principaux risques lorsqu'un employé quitte votre entreprise.
Vous pouvez bien sûr l'adapter à votre propre business et n'hésitez pas à la diffuser auprès de vos collaborateurs et départements de Ressources Humaines. Il serait dommage qu'un process de départ mal maîtrisé mette en danger votre organisation toute entière 🙂
Credit photo: Fololia, Pixabay
Professionnel-expert en audit et contrôle interne. Fondateur et Président de “Audit & Contrôle Interne”.
Fort d’une expérience de 15 ans dans des cabinets de conseil et des grands groupes du CAC 40, je vous accompagne aujourd’hui dans la mise en place et l’amélioration de votre dispositif de contrôle interne ainsi que la formation sur les thèmes de la maîtrise des risques via l’organisme de formation AUDIT CONTROLE INTERNE.
Certified Internal Control Auditor (CICA) / Certified Internal Control Professional (CICP) / “Grand Prix du Controle Interne 2010” (Alstom – Trophée IFACI)
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