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Les 3 pires entretiens d’audit de votre carrière

Comment réagir face à un auditeur interne ou externe qui perd son sang-froid, qui ne vous écoute pas ou qui ne vous comprend pas.

Vous venez de recevoir un email ou un appel téléphonique de l’Audit Interne de votre entreprise vous informant que votre entité a été incluse dans le plan d’audit de cette année et que vous recevrez donc bientôt la visite d’une équipe d’audit.

Ou

C’est de nouveau la fin de l’exercice de votre entreprise et les auditeurs externes viennent, comme tous les ans, vous rendre une petite visite de courtoisie 🙂

 

En général, même si vous êtes confiants à 100% envers vos équipes et la solidité de vos process … vous avez cette petite goutte de sueur qui commence à glisser le long de votre tempe … et dans certains cas, vous ne pouvez pas vous empêcher de prononcer ce mot cher à Cambronne… 🙂 (le mot de Cambronne)

 

Rassurez-vous, les auditeurs internes bien préparés ne mordent pas 🙂

 

Mais il se peut que vous rencontriez ces 3 types d’auditeurs et que la situation engendrée vous pose problème. Voici pour chaque situation un petit conseil pour adopter la bonne réaction…

 

Situation 1 : L’auditeur qui perd son sang-froid

Il est inacceptable qu’un auditeur interne ou externe perde son sang-froid durant un entretien ou au cours d’une mission (c’est également applicable à la personne auditée, aux managers…etc…)

 

Bien sûr, auditer ou être audité implique une pression accrue car chacun souhaite obtenir un résultat correct :

  • L’auditeur ne veut pas passer à côté d’un éventuel dysfonctionnement. Il doit tenir ses deadlines. Il doit être irréprochable sur la qualité et la fiabilité de son rapport d’audit.

 

  • L’audité ne veut pas se retrouver dans une situation où c’est à lui que l’on reprocherait un dysfonctionnement du process. Être audité demande de la disponibilité et donc une adaptation de l’agenda et des activités normales de la personne.

 

Mon conseil : fuyez ! Pour être plus précis, mettez immédiatement fin à l’entretien et référez-en immédiatement à votre manager. Votre manager devra alors se mettre en contact avec le responsable de l’équipe d’audit pour clarifier ceci.

Attention toutefois à ne pas tirer le signal d’alarme simplement parce qu’une question ne vous a pas plu car elle vous mettait dans l’embarras. Tout doit rester juste et factuel.

 

Situation 2 : L’auditeur qui ne vous écoute pas

 

Il n’essaie pas de comprendre votre business et la spécificité de votre activité. Il suit son programme de travail et vous le voyez ticker les cases au fur et à mesure qu’il a couvert un point de son programme.

Bien sûr, l’auditeur, qu’il soit interne ou externe, doit suivre son programme de travail mais il doit avant tout comprendre l’environnement dans lequel évolue votre entité. Et c’est ici que sera la valeur ajoutée de l’audit et des recommandations éventuelles qui en découleront.

Le risque pour l’audité est de se retrouver avec un simple audit de conformité et le sentiment d’avoir juste répondu à un questionnaire sans que l’on se préoccupe de son métier.

Le risque pour l’auditeur (interne ou externe) est de donner une image caricaturale de son travail alors que celui-ci aura consacré du temps et de l’énergie à sa mission.

Mon conseil : insistez pour présenter le contexte et l’environnement dans lequel vous évoluez et les particularités qui peuvent avoir un impact sur la manière dont certaines procédures peuvent être appliquées dans votre service. Ceci permettra normalement d’ouvrir la discussion.

 

Situation 3 : L’auditeur qui ne vous comprend pas :

 

Votre entretien a lieu, il se déroule plutôt bien. Puis, le jour même ou le lendemain, l’auditeur revient et vous re-pose les mêmes questions et/ou vous redemande les mêmes documents.  En résumé, vous avez passé entre 1 heure et une demi-journée avec lui et vous avez le sentiment d’avoir perdu votre temps.

Mon conseil: Protégez-vous. Faites très attention. Si la personne qui audite vos process ne les comprend pas et ne comprend pas ce que vous lui expliquez (en supposant bien sûr que vous-même maitrisez bien votre sujet :-)), cela peut s’avérer très dangereux.

D’une part, la qualité et la valeur ajoutée de la mission d’audit pour votre entité et l’organisation en général n’est pas optimum. Mais surtout, n’oubliez pas que les rapports d’audit, une fois finalisés, sont adressés directement à la direction. D’éventuelles actions correctives peuvent en découler et si elles ne s’appuient pas sur des faits justes et factuels, cela posera de gros problèmes.

Dans tous les cas, demandez un debrief à l’auditeur sur les différents axes d’amélioration (mais aussi les bonnes pratiques) identifiés sur votre périmètre. C’est le meilleur moyen pour les deux parties d’être d’accord sur ce qui sera présenté en réunion de clôture de mission et dans le rapport. Vous éviterez la surprise du point d’audit dévoilé seulement en réunion de clôture … et les discussions interminables qui en résultent, tout le monde ayant alors son avis sur le sujet…

 

Cet article vous a parlé ? Vous avez des questions ou souhaitez apporter des précisions ou parler de votre propre expérience ? Je vous invite maintenant à faire 2 choses :

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Sources: Giphy: Gif “Mary à tout prix”, interrogatoire de Ted / Gif “Dumb and dumber” / Gif “ally Mcbeal” / Fotolia

 

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